2000年末，該新村成立業主委員會，通過招投標方式，從社會上重新選聘了一家物業管理公司。新來的公司接手物業管理后，根據有關規定，將對該地區進行天然氣通氣。此時，有業主反映說，該地區的煤氣管道有滲漏現象。物業管理公司立即進行檢查，發現煤氣管道都存在不同程度的銹蝕，情況嚴重的管道表面全部銹跡斑斑，并且有煤氣滲漏現象。物業管理公司立即聯系天然氣公司的有關部門，對該地區煤氣管道再次進行檢查，天然氣公司專業人員認為，天然氣的壓力比煤氣高，鑒于煤氣管道嚴重銹蝕，建議盡快調換煤氣管道。

經測算，調換新村煤氣管道，所需費用約為122萬元。面對嚴重銹蝕的煤氣管道和122萬元的巨款，物業管理公司經理心急如焚。情急中他突然想到了接手該新村時的檔案，檔案中的資料應該是最完整的，“能不能研究資料檔案從中獲得什么好方法？”于是經理立即查閱資料。經查當時歸檔的案卷，該新村共六個街坊，建造時涉及15家施工單位，其中自來水、煤氣管所用管材基本上由施工方供應，六個街坊所用鍍鋅管的供貨商系上海的兩家建材公司，它們都是非正規建材供貨單位，所用的管材是國家建設部已明令禁止使用的冷鍍鋅管。

鑒于以上情況，該物業管理公司立即起草了一份《關于某新村某街坊室內煤氣管道嚴重銹蝕的情況》，并附上調查材料，送到了開發商手中，希望他們能予以配合，共同將這一問題解決。開發商有關領導看了調查情況后，認為該物業管理公司的請求完全是合理的，于是請物業管理公司委托天然氣公司實地查勘，并報預算，工程費用由開發商列支。物業管理公司隨即與天然氣公司聯系，簽訂了工程合同，并以最快的速度對所有煤氣管道進行了調換，及時消除了事故隱患。

分析：

本案例敘述的是某物業管理公司接到業主關于煤氣管道泄漏的反映，及時通過相關檔案資料，為業主解決了后顧之憂的實例。

檔案資料管理對于一個物業管理公司來說，是一筆十分寶貴的財富，合理地利用好這筆財富，需要平時把工作做細致，將零亂的資料整理歸檔。案例中的物業管理公司正是利用了“當初提供煤氣管道的供貨商”這一資料，及時地發現了問題的癥結所在，找到了解決問題的途徑和辦法。物業管理公司在提供管理與服務的過程中，會產生各種各樣的文件、資料，這些原始資料是物業管理的基礎資料，將它們整理、匯總起來，存入電腦，可以為許多日常管理和服務工作提供資料參考。設備、設施的臺賬可以為設備、設施的維修保養提供依據，讓維修人員清楚什么時候需要更換零件、什么時候需要維護保養；業主的基本信息，可以使物業管理公司更好地為他們提供個性化服務，而且在關鍵時候，這些無聲的資料會像證人一樣“站”出來“說話”。